Владелец стоматологии открывает YClients, потом кассу, потом таблицу администратора с no-show. К вечеру картина другая: три записи не пришли, одна оплата висит «ожидание», кресло №2 простаивало два часа. Выручка в голове и выручка в системах расходятся - не из злого умысла, а потому что нет одного операционного экрана.
Ниже - как собрать дашборд для клиники на 3-8 кресел: пять блоков, источники из YClients и кассы, частота обновления. Опираемся на кейс клиники с YClients. No-show и работа с записями - отдельно в «No-show в клинике».
Пять блоков на одном экране
| Блок | Вопрос владельца | Источник |
|---|---|---|
| Выручка | Сколько денег сегодня / неделя / план? | Касса + YClients (оплаченные визиты) |
| Запись | Загрузка кресел, пустые окна | YClients расписание |
| No-show | Сколько потеряли в ₽ и % | YClients статусы «не пришёл» |
| Средний чек | Растём за счёт чека или визитов? | Касса / услуги |
| Возвраты и отмены | Где «утечка» после визита | Касса + причины в CRM |
Не добавляйте шестой блок «маркетинг ROI» на старте - сначала операционка дня, потом пожизненная ценность клиента.
Как проверить: владелец за 15 секунд на телефоне отвечает: «Сегодня выше или ниже типичного вторника и почему?»
Блок 1. Выручка: одна цифра, два источника
YClients знает записи и услуги, касса - факт оплаты (наличные, эквайринг, рассрочка). Для дашборда:
Выручка дня = Σ оплат по кассе за календарный день
Сверка = оплаченные визиты в YClients vs чеки кассы (допуск 1-2%)
Если касса не интегрирована - ежедневная выгрузка CSV или API банка-эквайера. Без сверки администратор может закрыть визит без оплаты - и дашборд врёт вверх.
Что сделать: правило «визит завершён» только при статусе оплаты; алерт при расхождении YClients vs касса > порога.
Блок 2. Загрузка кресел
Загрузка % = Занятые слоты (мин) / Доступные слоты (мин) × 100
Считайте по рабочим часам кресла, не 24/7. Разрез: врач, кабинет, день недели. Целевой коридор для стоматологии часто 70-85% - выше может быть выгорание, ниже - недобор.
На экране - heatmap или bar «сегодня / завтра»: где дыры в расписании > 90 минут.
Как проверить: загрузка по дашборду = ручной подсчёт слотов за один день.
Блок 3. No-show в рублях, не только в процентах
No-show % = Визиты «не пришёл» / Запланированные визиты × 100
Потери ₽ = Σ стоимость услуг по no-show визитам
Владельцу важнее потери ₽ - так проще решить, вкладываться ли в SMS-напоминания. Тренд за 4 недели, не один день.
Связка с процессами - в clinic-no-show: депозит, напоминания, лист ожидания.
Блок 4. Средний чек и структура услуг
Средний чек = выручка / кол-во оплаченных визитов. Дополнительно - топ-5 услуг по выручке и доля первичных vs повторных (поле в YClients или тег).
Если чек растёт, а визитов меньше - проверьте загрузку: возможно, длинные приёмы без слотов под гигиену.
Блок 5. Возвраты и отмены
Возврат после оплаты, отмена в день визита, переносы > 2 раз - отдельные счётчики. Причина в свободном поле или справочнике (не «прочее»).
Алерт: возвраты > X ₽ за неделю или > N случаев по одному врачу - сигнал к разбору качества или коммуникации.
Частота обновления и роли
| Роль | Что видит | Обновление |
|---|---|---|
| Владелец | 5 блоков, все кресла | Каждый час в рабочее время |
| Администратор | Запись, no-show завтра | 15-30 мин |
| Врач (опционально) | Своя загрузка, без выручки коллег | День |
Врачам не обязательно видеть общую выручку - достаточно своих визитов и загрузки; иначе конфликты.
Типичные провалы при запуске
- Статусы в YClients не ведутся («все completed») - no-show и загрузка бессмысленны.
- Касса и CRM не сверяются - две выручки.
- Слишком много KPI - см. чек-лист дашборда: 3-5 на первом экране.
- Нет мобильной версии - владелец не откроет между пациентами.
Интеграция YClients и кассы: практические шаги
Шаг 1. Выберите «источник оплаты»: для алертов и выручки дня - всегда касса; YClients - для записи и no-show.
Шаг 2. Сопоставьте ID визита и ID чека. Если нет - промежуточная таблица «визит → номер чека» от администратора первые 2 недели, потом автоматизация по сумме + времени ± 15 мин.
Шаг 3. Выгрузите статусы визитов за месяц: запланирован, пришёл, не пришёл, отменён. Если > 15% в «неизвестно» - сначала регламент для админов.
Шаг 4. Настройте обновление: YClients API или автоуведомление каждые 15-30 мин в рабочие часы; касса - каждый час или по закрытию смены.
| Проблема интеграции | Решение |
|---|---|
| Частичная оплата / рассрочка | Статус «долг» отдельно от no-show |
| Возврат через кассу | Минус в блоке возвратов, не в no-show |
| Услуга в подарок (0 ₽) | Исключить из среднего чека или помечать тегом |
После запуска первой версии полезно раз в неделю сверять три цифры: выручка кассы, оплаченные визиты YClients, no-show в ₽. Если расхождение держится 3 недели подряд - проблема в процессе, не в дашборде.
С чего начать на этой неделе
- Зафиксируйте 5 блоков и ответственного за статусы в YClients.
- Сверьте выручку за 5 дней касса vs YClients вручную.
- Соберите прототип на одной неделе (даже Google Sheets с автовыгрузкой).
- Через 7 дней спросите: «Какое решение приняли по данным?» - если ноль, упростите экран.
В кейсе YClients мы шли от хаоса записей к такому экрану за две итерации - сначала выручка и no-show, потом загрузка кресел.
Клиника на YClients и касса в разных углах? Обсудим ваш кейс - набросаем структуру экрана под ваши кресла и источники.