Кратко: Сеть из 4 стоматологических клиник в одном городе. Запись пациентов в YClients, корпоративные договоры - в amoCRM. Администраторы обзванивали каждого пациента накануне визита: 120+ звонков в день, каждый пятый записанный не приходил (18% неявок). Мы связали YClients и amoCRM: напоминания уходят в Telegram и SMS автоматически, неявка отмечается в CRM. Неявки сократились на 28%, администраторы экономят ~4 часа в день на обзвоне.
Ключевые цифры
- −28% - снижение неявок на приём после запуска напоминаний
- −4 ч/день - экономия времени администраторов на обзвоне
- 4 клиники - в одной системе напоминаний и CRM
- 24ч + 2ч - два автоматических напоминания перед визитом
Кто клиент и как устроена запись
Сеть частных стоматологий: терапия, ортодонтия, имплантация. 4 точки, ~45 врачей, 8 администраторов (по 2 на клинику).
Два контура клиентов:
- B2C - запись через YClients: сайт, виджет, телефон. ~180 визитов в день по сети.
- B2B - корпоративные договоры с компаниями: контакты и сделки в amoCRM, запись корпоративных пациентов тоже через YClients.
Администратор до автоматизации:
- принимал запись в YClients;
- накануне обзванивал каждого пациента: «Напоминаем о визите завтра в 14:00»;
- если пациент не пришёл - вручную отмечал в YClients и звонил перенести.
Что было: 120 звонков в день
Типичный день администратора до интеграции:
- Утром - запись новых пациентов в YClients, звонки входящие.
- После обеда - обзвон на завтра: 25-35 пациентов на администратора.
- На каждый звонок - 2-4 минуты: дозвониться, напомнить, записать ответ («приду» / «перенести» / «отменить»).
- Вечером - перенос отменённых слотов, учёт тех, кто не пришёл сегодня.
На обзвон уходило ~3,5-4 часа в день на одну клинику (2 администратора). По сети - ~16 человеко-часов в день.
Параллельно были другие потери:
- 18% неявок - каждый пятый записанный не приходил, слот простаивал.
- Администраторы не успевали принимать входящие во время обзвона.
- CRM не знала о визитах - корпоративные клиенты в amoCRM, а факт визита только в YClients.
- Нет повторной записи - если пациент не пришёл, его теряли, если администратор не перезвонил.
Что стало: напоминания сами, CRM в курсе
Webhook YClients при записи, изменении и визите синхронизирует данные с amoCRM. Напоминания уходят автоматически.
4 клиники: расписание, напоминания и статус в amoCRM на одном экране.
Синхронизация YClients → amoCRM
При записи пациента:
- если телефон есть в amoCRM - обновляется контакт, создаётся задача «Визит DD.MM HH:MM»;
- для корпоративных - привязка к сделке компании;
- после визита - этап сделки «Визит состоялся», сумма услуги если известна.
Авто-напоминания
Два касания:
- за 24 часа - Telegram (если пациент подключён к боту) или SMS: дата, время, адрес клиники, кнопка «Подтвердить / Перенести»;
- за 2 часа - короткое SMS: «Ждём вас сегодня в 14:00, ул. Примерная, 5».
Пациент может подтвердить или запросить перенос - слот освобождается без звонка администратора.
Если пациент не пришёл
YClients фиксирует неявку, amoCRM получает обновление. Через 2 часа - автоматическое SMS «Не смогли вас дождаться. Хотите перенести?» со ссылкой на запись.
Динамика неявок по сети и журнал для администратора.
Журнал для администратора
Админка: все напоминания, ответы пациентов, неявки за период. Спорные случаи - «говорит, что не получал SMS» - разбирают по логу.
Результаты в цифрах
| Показатель | До | После |
|---|---|---|
| Неявки на приём | 18% | 13% (−28% относительно) |
| Обзвон администраторами | ~16 ч/день (сеть) | ~4 ч/день (только спорные) |
| Входящие во время обзвона | Пропускали | Принимают |
| CRM знает о визитах B2B | Нет | Да, автоматически |
| Повторная запись после неявки | Вручную, ~30% | Авто-SMS, ~45% возвращаются |
Администраторы переключились на входящие и запись, а не на монотонный обзвон. Загрузка врачей выросла на ~6% за счёт снижения пустых слотов - по оценке управляющей сети.
Как внедряли
- Разбор процессов - 3-4 дня. Как записывают, что важно в CRM, какие тексты напоминаний, что делать с корпоративными.
- YClients webhook + amoCRM API - 1,5 недели. Синхронизация, напоминания, учёт неявок, Telegram-бот для пациентов.
- Пилот на 1 клинике - 1 неделя. Прогнали 200 визитов, поправили тексты и тайминги. Rollout на 4 точки.
Суммарно - около 3 недель.
Что говорит клиент
«Обзвон съедал полдня: 30 пациентов на завтра, каждый по три минуты, параллельно звонят новые. Каждый пятый не приходил - врач сидит, кресло пустое. Сейчас SMS и Telegram уходят сами, пациент жмёт «подтвердить» или «перенести». Неявок стало меньше, я снова принимаю входящие. Корпоративные в CRM наконец видят, что сотрудник был на приёме.»
— Управляющая, сеть стоматологических клиник
Как устроено технически
YClients webhook
События: новая запись, изменение, отмена, визит состоялся, неявка. Каждое событие - POST на наш endpoint с ID записи, клиента, услуги, времени.
amoCRM
- поиск/создание контакта по телефону;
- привязка к сделке компании (B2B) по справочнику;
- обновление этапа и задач;
- примечание с деталями визита.
Напоминания
Планировщик: за 24ч и 2ч до визита - отправка через SMS-шлюз и Telegram-бот. Бот: подтверждение, перенос (ссылка на YClients), отмена.
Неявка и повторная запись
Webhook «пациент не пришёл» → обновление CRM → отложенная SMS через 2 часа со ссылкой на запись.
Журнал
Все отправки, статусы доставки, ответы пациентов. Доступ администратору и SIMPLEDASH.
Подходит ли вам такое решение
Этот кейс актуален, если:
- запись в YClients или аналоге;
- администраторы обзванивают пациентов накануне визита;
- много неявок - записались, но не пришли;
- CRM не знает о факте визита;
- есть корпоративные клиенты в amoCRM и частные в YClients;
- нужны авто-напоминания без ручной рассылки.
Хотите такую же связку YClients и CRM? Оставьте заявку - разберём задачу за 30-60 минут.