Кратко: Сеть из 7 ресторанов casual-dining на IIKO. Операционный директор и управляющие каждую неделю выгружали отчёты по точкам и сводили в Excel: выручка, себестоимость, списания, средний чек. Food cost по точкам был виден с задержкой 3-5 дней - проблему на кухне замечали, когда уже поздно. Мы построили дашборд с автовыгрузкой из IIKO API. По оценке команды клиента, −8 часов в неделю уходит на ручную сводку P&L.
Ключевые цифры
- −8 ч/нед - ориентировочная экономия на ручной сводке P&L по точкам
- 7 → 1 - все точки на одном экране вместо семи Excel-файлов
- ~2 недели - от старта до рабочего дашборда с их метриками
- Ежедневно - food cost и списания видны без недельной задержки
Кто клиент и как устроены операции
Сеть casual-dining: 7 точек в двух городах, формат «основное меню + бар», средний чек 1800-2400 ₽. Учёт в IIKO: продажи, склад, списания, себестоимость блюд.
Команда:
- Операционный директор - следит за P&L всей сети.
- 7 управляющих - каждый отвечает за свою точку.
- Шеф-повар сети - контролирует food cost и списания.
Ключевые метрики, которые смотрят каждую неделю:
- выручка и средний чек по точке;
- food cost % (себестоимость / выручка);
- списания (брак, просрочка, инвентаризация);
- выручка по категориям (кухня / бар / доставка).
Что было: неделя Excel вместо управления
Типичный понедельник операционного директора до дашборда:
- Попросить управляющих выгрузить отчёты из IIKO за прошлую неделю.
- Дождаться файлов - кто-то присылает вечером, кто-то утром вторника.
- Свести 7 выгрузок в один Excel: выручка, food cost, списания.
- Посчитать отклонения от нормы (целевой food cost - 32%).
- Позвонить управляющему точки, где food cost вырос до 38% - выяснить причину.
На сводку уходило ~2 часа в понедельник у операционного директора плюс ~45 минут на точку у управляющих. Суммарно ~8 часов в неделю по всей команде, по оценке клиента.
Параллельно были другие потери:
- Food cost виден с задержкой 3-5 дней - рост списаний замечали, когда неделя уже закрыта.
- Точки не сравнивали напрямую - каждый управляющий смотрел только свои цифры.
- Споры из-за методики - «ты считаешь food cost с доставкой, я без».
- Нет drill-down - видно, что food cost вырос, но непонятно: мясо, овощи или бар?
Что стало: 7 точек на одном экране
Данные из IIKO выгружаются автоматически каждую ночь. Операционный директор открывает дашборд - видит все точки, фильтрует по периоду, сравнивает с прошлой неделей.
Сводка KPI по точкам
На главной вкладке - карточки по каждой точке: выручка, food cost %, списания, средний чек, число чеков. Цветовая индикация: зелёный (в норме), жёлтый (отклонение), красный (критично).
7 точек на одном экране: выручка, food cost, списания и число чеков.
Сравнение точек
Таблица «точка к точке» за выбранный период. Сразу видно: точка на Тверской держит food cost 30%, а на Ленинском - 37%. Без семи отдельных файлов.
Таблица «точка к точке»: food cost, списания и статус по каждой точке.
Drill-down по категориям блюд
Клик по food cost точки - разбивка по категориям: мясо, рыба, гарниры, соусы, бар. Шеф видит, где именно «утекает» маржа.
Drill-down по точке: структура себестоимости по категориям блюд.
Алерты в Telegram
Если списания за день превышают порог (например, +40% к среднему) - уведомление управляющему и операционному директору. Не ждут понедельника.
ИИ-комментарий к неделе
Раз в неделю - краткий текстовый разбор: какие точки выросли, где аномалии, на что обратить внимание. Не заменяет управляющего, но экономит время на первичный разбор.
Результаты в цифрах
| Показатель | До | После |
|---|---|---|
| Сводка P&L (команда) | ~8 ч/нед вручную | Автоматически |
| Задержка данных по food cost | 3-5 дней | Следующее утро |
| Сравнение точек | 7 отдельных файлов | 1 экран |
| Реакция на рост списаний | На следующей неделе | В тот же день (алерт) |
| Споры из-за методики | Регулярно | Единая логика расчёта |
Food cost по сети за первые два месяца после запуска снизился на 1,8 п.п. - по оценке клиента, частично за счёт того, что проблемы стали видны раньше.
Как внедряли
- Разбор метрик - 3-4 дня. Интервью с операционным директором и шефом: как считают food cost, что включают в списания, какие пороги алертов.
- Подключение IIKO API - 1 неделя. Выгрузка продаж, себестоимости, списаний по точкам и категориям.
- Пилот на 2 точках - 1 неделя. Сверили цифры дашборда с ручными отчётами, поправили логику. Rollout на все 7 точек.
Суммарно - около 2 недель до версии, которой пользуется команда.
Что говорит клиент
«Раньше я тратила понедельник на Excel: ждала файлы от управляющих, сводила, звонила тем, у кого food cost поплыл. Цифры были актуальны на пятницу, а смотрели мы их во вторник. Сейчас открываю дашборд утром - все точки, сравнение, drill-down по категориям. Если списания выросли - Telegram сразу, не через неделю. Управляющие тоже видят свои KPI без моих напоминаний выгрузить отчёт.»
— Операционный директор, сеть ресторанов casual-dining
Как устроено технически
Источник данных: IIKO API
Ночная выгрузка через API IIKO:
- продажи по точкам (выручка, чеки, средний чек);
- себестоимость блюд (food cost);
- списания по типам (брак, просрочка, инвентаризация);
- разбивка по категориям номенклатуры.
Данные складываются в хранилище, откуда дашборд строит агрегаты.
Единая логика расчёта
Food cost % = себестоимость проданных блюд / выручка кухни × 100%. Списания считаются отдельной строкой. Логика зафиксирована в коде - все точки считаются одинаково.
Алерты
Пороги настраиваются в админке: % роста списаний за день, отклонение food cost от целевого. При срабатывании - Telegram-бот в чат управляющего и операционного директора.
ИИ-анализ
Раз в неделю сервис формирует текстовый комментарий на основе KPI: сравнение точек, аномалии, тренды. Модель получает агрегированные цифры, не сырые транзакции.
Подходит ли вам такое решение
Этот кейс актуален, если:
- у вас несколько точек на IIKO или аналоге;
- food cost и списания сводите в Excel раз в неделю;
- точки не сравниваете напрямую - у каждого свой файл;
- проблемы на кухне замечаете с опозданием;
- нужен единый экран для операционного директора и управляющих.
Хотите такой же дашборд по вашим точкам? Оставьте заявку - разберём задачу за 30-60 минут.